Знакомство секретаря с предприятием

Секретарь-референт №8 :: flicovetwi.tk

знакомство секретаря с предприятием

Секретарь входит в перечень профессий, которые всегда будут на любом уважающем себя предприятии обязательно присутствует данная должность. полезные знакомства, что в дальнейшем может помочь строить карьеру. Значение и роль секретаря в структуре управления . Только в х гг. в штатные расписания предприятий и организаций стали . таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в. В отличие от секретаря, скажем, горнодобывающего предприятия, которому компании, завести деловые знакомства с представителями заказчиков и.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Дневник и отчет по практике Поликарповой Ю.С. ДОУ-Д-5

В соответствии с "Общим учреждением министерств" многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов. Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов, губернских присутствиях.

знакомство секретаря с предприятием

Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентирования: Кроме того, "ревизия дел" возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М.

знакомство секретаря с предприятием

Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи. Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату. Во второй половине XIX века новые структуры управления банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В период расцвета российской империи должность секретаря при дворе или при высоких особах имели право занимать лица дворянского происхождения. Более демократичной и открытой для разночинцев профессия стала лишь в XIX веке. В году появились первые личные секретари у руководителей Путиловского и Невского заводов в Петербурге, а представители профессии приобрели новый статус - помощников в бизнесе. Секретари сопровождали своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечали на письма и прошения, принимали посетителей - в общем, в большей мере занимались тем, что сейчас принято называть "связями с общественностью".

В году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: С года стали выходить специальные журналы - "Вестник контор и канцелярий", "Бюллетень конторщика" и.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами.

Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени. Обычно секретари носили форму, соответствующую званию и подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности.

Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства. Профессия секретаря считалась "мужской", но изобретение телеграфной и телефонной связи во второй половине XIX века открыло эту профессию для женщин: Постепенно приходило понимание того, что женщина - именно то существо, которое с одинаковой легкостью может исполнять, как творческие функции, так и рутинную работу, требующую большой выдержки и усидчивости.

Примечательно, что и систему стенографии, и систему печати слепым методом изобрели мужчины, но применять эти методы на практике, скрупулезно и терпеливо, оказались способны лишь женские руки - "умные" руки выпускниц Смольного института и гимназий, ставших первыми стенографистками и машинистками. После революции года стенография переживает свой расцвет - ведь именно стенографистки ведут историческую летопись новой России, беспристрастно фиксируя в своих блокнотах все важные события.

По всей стране открылись курсы, готовящие качественно новых специалистов. Необходимость требовала подготовки квалифицированного персонала и для работы в министерствах, в посольствах за границей. После года значение секретарей - помощников руководителей стало постепенно снижаться, и количество их сократилось.

Секретарь руководителя

Но до середины х гг. В году основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, позднее - Профессионально-техническое училище, находящееся под патронажем Министерства внешней торговли в х годах Курсы были преобразованы в Колледж МИД России, а училище - в Профессиональный лицей административного сервиса и менеджмента. Профессия секретаря в это время "обрастает" новыми требованиями: В первую, весьма малочисленную, группу вошли помощники и референты, во вторую - машинистки-секретари I и II категории.

  • Секретарь руководителя
  • "День КАМАЗа": знакомство с предприятием и институтами
  • Семинар-практикум "Успешный секретарь"

В начале х гг. Секретарей-помощников и секретарей-референтов официально могли иметь только руководители высокого ранга, например, руководители центрального аппарата министерств и ведомств. Большинство рядовых руководителей могли в соответствии со штатным расписанием иметь только секретаря-машинистку с весьма скромным должностным окладом.

Профессия - секретарь

Поскольку без толкового секретаря ни один руководитель обходиться не может, выход находили с помощью так называемых "подснежников" - секретарей и помощников руководителей, которые числились инженерами или экономистами в планово-экономических, технических или иных более или менее подходящих отделах. В е годы профессия секретаря вместе со всей страной переживает период "застоя". То, что в приемных сидели не юные девушки во многом, видимо, объясняется тем, что состав советских руководителей был далеко не молод.

Но время внесло свои коррективы, как в образ шефа, так и в образ секретаря. В конце х - начале х годов, с приходом "дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое "омоложение". Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях так как владеет иностранными языкамихорошо знающая основы этикета.

Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии". Только в х гг. Специалисты, занимавшие эти должности, часто выполняли обязанности секретарей руководителей. По мере того, как растет уровень топ-менеджеров, возрастают и требования к профессии секретаря.

В девяностых годах, в соответствии с новыми требованиями, меняется учебный план в образовательных учреждениях, ориентированных на будущих секретарей. Однако многие работающие секретари, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю. В частности, практиками отмечается необходимость владения основами менеджмента, тайм-менеджмента и бизнес-психологии.

знакомство секретаря с предприятием

Однако проблема в том, что в России очень мало образовательных семинаров по этим дисциплинам проводится именно для секретарей - чаще они бывают ориентированы на руководителей компаний.

Как уже говорилось выше, функциональное наполнение обязанностей секретаря и персонального ассистента изменилось, даже по сравнению с девяностыми годами, и сложно поддается какому-либо квалификационному определению: Как показывает статистика, тяжелее всего в этом отношении, секретарям работается в молодых российских компаниях - им чаще приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя или руководителейна них чаще возлагается решение каких-то спешных и важных проблем, и, помимо своих основных обязанностей, они нередко бывают вынуждены брать на себя обязанности других сотрудников.

В то же время здесь для секретарей обычно складываются неплохие карьерные перспективы, как в рамках административного сектора, так и в рамках любого направления деятельности компании. Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность и другие деловые качества.

Категории секретарей Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть "лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей.

Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур. Международный профессиональный клуб секретарей Professional Secretaries International дал следующее определение современному секретарю: Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно-правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии.

Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами. Секретарь на телефоне принимает телефонные заказы и сообщения, дает по телефону необходимые справки о номенклатуре товаров или услуг, предоставляемых фирмой, по поручению руководителя связывается по телефону с собственными сотрудниками и представителями сторонних организаций.

Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и диспетчером работы офиса. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих утв.

Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам. Квалификационные характеристики данных специалистов представлены в Приложении А. Развитие в России новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий - адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой в первую очередь - административной работы поручают своим секретарям.

Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта. Как известно, секретарь и референт - достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации - это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт - это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Слово "секретарь" происходит от латинского слова secret "секрет, тайна"а слово "референт" означает "человек, сообщающий что-либо". Происхождение названия "секретарь-референт" отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления. Секретарь-референт - это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач. Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно с достаточной степенью условности подразделить на две большие группы: Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.

Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением.

Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей. К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: Часто секретарские функции по бездокументному обслуживанию руководства определяют как функции по организационному обеспечению деятельности руководителя.

Это не вполне. Действительно, секретарь-референт является надежным помощником руководителя. Вместе с тем на нем замыкаются все или большинство из них внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Таким образом, значительное место в функциях секретаря-референта по бездокументному обслуживанию занимают коммуникационные функции. Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют "правой рукой" руководителя, но и сравнивают с "центральной нервной системой" фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.

Особую группу функций секретаря-референта составляют референтские функции, которые сложно однозначно определить как документные или бездокументные. С некоторой долей условности эти функции иногда определяют как функции по информационному обеспечению деятельности руководителя.

К референтской составляющей прежде всего относятся: Схемы рассадки за столом переговоров. Участие секретаря в организации деловых приемов.

Составление списка приглашенных, оформление и рассылка приглашений, составление схемы рассадки, оформление кувертных карточек. Подача чая, кофе, прохладительных напитков. Умение говорить и принимать комплименты.

Посетители, которых в данный момент не могут принять.

знакомство секретаря с предприятием

Выбор подарков партнерам по поручению руководителя. Особенности взаимодействия с коллегами по работе. Взаимоотношения с руководителями структурных подразделений. Использование средств связи для информирования коллег телефон, Интранет, специальные программы. Делопроизводство и работа с информацией.

Ключевые нормативно-правовые акты по делопроизводству. Функции службы документационного обеспечения управления организации, предприятия ДОУ. Бланк, его составные части. Правила оформления управленческих документов. Оформление и работа с документами.

Удостоверение документа, порядок согласования и утверждения.

Работа секретарем — основные преимущества и недостатки | Плюсы и минусы

Резолюция и требования к. Требования к тексту документа. Деление документов на простые и сложные. Лингвистические особенности служебных документов. Правила составления и оформления организационно-распорядительных документов: Работа с организационно-распорядительной документацией. Прием и первичная обработка документов.

Регистрация и отправка документов. Организация работы с документами. Совершенствование операций по делопроизводству. Построение и ведение карточек. Организация работы по обеспечению защиты информации, составляющей коммерческую тайну. Нормативно-правовая основа коммерческой тайны.

Определение информации и обозначение документов, содержащих коммерческую тайну, сроков её действия. Порядок обеспечения сохранности документов, дел. Порядок допуска к сведениям, составляющим коммерческую тайну. Обязанности сотрудников организации, работающих со сведениями, представляющими коммерческую тайну, ответственность за её разглашение. Электронный документооборот в организации. Организация хранения электронных документов.